zoekt een

Senior secretaresse Stafconvent

1 jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd

Functieomschrijving

Door jouw professionele optreden lever je een belangrijke bijdrage aan een optimale dagelijkse gang van zaken binnen het Stafconvent. Je schakelt nauw met je directe collega, de ambtelijk secretaris van het Stafconvent, waarmee je een hecht team vormt en regelmatig de werkzaamheden afstemt. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de zichtbaarheid en vindbaarheid van het Stafconvent. Ben jij ons nieuwe aanspreekpunt en verstrek je actief informatie en voorlichting? We bieden een boeiende functie!

Als senior secretaresse vervul je een spilfunctie binnen het secretariaat van het Stafconvent. De dynamiek van het Stafconvent vraagt om een actieve, enthousiaste en betrokken houding. Wij zoeken een collega die van aanpakken weet en zich thuis voelt in deze omgeving waar ruimte is voor eigen inbreng en initiatief.

Je belangrijkste taken zijn:
  • Bieden van organisatorische en secretariële ondersteuning bij agendabeheer en e-mailverkeer, in behandeling nemen van inkomende post, het plannen van afspraken, verzorgen van correspondentie en het verrichten van overige voorkomende secretariële taken.
  • Voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van de voortgang van actiepunten naar aanleiding van de vergadering.
  • Notuleren van vergaderingen van het bestuur Stafconvent en overige overlegvormen.
  • Leveren van organisatorische en secretariële ondersteuning bij plenaire vergaderingen van het Stafconvent, bijeenkomsten met ziekenhuispartners in de regio en overige UMC's en acties ondernemen die daaruit voortvloeien.
  • Verzorgen van de lay-out en waar nodig redigeren van documenten.
  • Zorgen voor een professionele presentatie van het Stafconvent (in de breedste zin van het woord).

Profiel

Onze nieuwe collega is een echte alleskunner en overziet de samenhang van de werkzaamheden en behoudt het overzicht. Je bent in staat om onder druk te werken en daarbij het hoofd koel te houden. Hoofd- en bijzaken kun je goed onderscheiden. Je bent dienstverlenend en weet prioriteiten te stellen. Ook ben je proactief en actiegericht en durf je de tijd te nemen om mee te denken als dat nodig is. Uiteraard werk je nauwkeurig, discreet en respectvol in verband met de vertrouwelijkheid. Bovendien ben je gewend om zelfstandig en in teamverband te functioneren en heb je een flexibele houding, waar nodig ook in werktijden.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel: 
  • Een afgeronde mbo opleiding in secretariële richting.
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie (bij voorkeur op bestuurlijk niveau in een ziekenhuis omgeving).
  • Uitstekende beheersing van Microsoft Office pakket en dataverwerking.
  • Goed gevoel voor interne verhoudingen (organisatiesensitief).
  • Uitmuntende contactuele en communicatieve vaardigheden om hiermee op alle niveaus binnen de organisatie te communiceren.
  • Abstractievermogen en op basis hiervan de juiste tonatie te gebruiken in woord en geschrift (o.a. ten behoeve van kwalitatief hoogwaardige notulen).
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Representatief voorkomen.

Organisatie

Het Stafconvent is een adviesorgaan, waarin de medisch specialisten van circa 38 afdelingen zijn vertegenwoordigd. Ziekenhuisbreed de kwaliteit van zorg bewaken en verbeteren, dat is de missie van het Stafconvent en dat streven we op verschillende manieren na. 

Het Stafconvent is een belangrijke gesprekspartner op bestuurlijk niveau en geeft de Raad van Bestuur advies over onderwerpen, die verband houden met de kwaliteit van de patiëntenzorg. Tegelijkertijd vervult het Stafconvent een signaalfunctie naar de Raad van Bestuur als de kwaliteit van de zorg in het gedrang dreigt te komen. We bevorderen de samenwerking met en tussen de afdelingen. Het Stafconvent heeft zijn eigen commissies om deze doelen te bereiken.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Arbeidsvoorwaarden

Je werkdagen zijn dinsdag, woensdag en donderdag. Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:
  • Een bruto maandsalaris in schaal 6 tussen de € 2.499 en € 3.434 (fulltime). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en 47% tot 72% onregelmatigheidstoelage.
  • Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende cursussen volgen. Ook inspirerend: via digitale learning spaces wissel je met collega’s kennis uit.
  • Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Zo hebben we eigen sportvoorzieningen én een healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. En maak je een ingrijpende gebeurtenis mee? Dan staan ons bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach voor je klaar.
  • Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan advies en trainingen (van ‘Millennialdilemma’s’ tot ‘Je loopbaan na je 57ste’), activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness én mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
  • 168 vakantie-uren per jaar (23 dagen) op basis van een 36-urige werkweek.
  • 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald.
  • Een goede collectieve pensioenregeling, met een vergoeding van 70% van je pensioenpremie.
  • Korting op je zorgverzekering én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
  • Een tegemoetkoming in je reiskosten of een thuiswerkvergoeding van € 2,- per dag.

Opmerkingen en contactinformatie

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel of mail dan met Yvonne Swennenhuis, ambtelijk secretaris Stafconvent via 06 55 23 68 27. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.