zoekt een

Management assistent Interne Geneeskunde

1 jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd

Functieomschrijving

Als ervaren en proactieve management assistent ondersteun je de staf en afdelingsleiding van de afdeling Interne Geneeskunde. Je verzorgt organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan afdelingsleiding, sectiehoofd(en) en stafleden. Het gaat om complexe taken waarbij je zelfstandig te werk gaat. Het is jouw uitdaging om (samen met collega’s uit het team) uiteenlopende administratieve, facilitaire en office gerelateerde werkzaamheden zelfstandig te plannen en uit te voeren. Ga jij deze uitdaging aan? We maken graag kennis met je!

Je blust brandjes het liefst voordat ze ontstaan. Daarnaast kunnen je taken en aandachtsgebieden variëren afhankelijk van wat nodig is om alle werkprocessen soepel te laten verlopen en te faciliteren. Je weet hier goed in te schakelen. Binnen onze afdeling Interne Geneeskunde zijn onze internisten niet alleen arts in de patiëntenzorg of onderzoeker, maar ook docent. Onze afdeling verzorgt namelijk internistisch onderwijs in de opleidingen Geneeskunde, Tandheelkunde en Biomedische wetenschappen. In je functie richt je je ook op gevarieerde werkzaamheden met zelfstandige verantwoordelijkheid op het gebied van onderwijsondersteuning.

Naast een eigen takenpakket hoort hierbij ook gastvrij, dienstverlenend en probleemoplossend optreden naar ‘klanten’ zoals gasten, studenten, sollicitanten en collega’s van eigen en andere afdelingen.

Taken en verantwoordelijkheden
  • Complex agendabeheer van stafleden en afdelingsleiding: plannen en van a tot z organiseren van externe en interne afspraken en bijeenkomsten.
  • Organiseren van regionale (na)scholingsbijeenkomsten, inclusief accreditatie-aanvragen.
  • Plannen, opstellen van agenda’s en notuleren van diverse vergaderingen.
  • Uitwerken van verslagen en actielijsten en zelfstandige bewaking van follow-up, bewaken van deadlines. (Mede-)organiseren en voorbereiden van diverse bijeenkomsten, recepties en events, verzorgen van attenties.
  • Behandelen email in diverse mailboxen, postverwerking, afhandelen in- en extern telefoonverkeer.
  • Aanspreekpunt voor (buitenlandse) gasten en onderzoekers, waaronder organiseren van HR-aanstellingen, informeren over verblijfsmogelijkheden (in samenwerking met International Office).
  • Het ondersteunen van het onderwijsprogramma voor internationale coschappen, waaronder contact onderhouden met internationale affiliaties, studenten informeren t.a.v. administratieve/logistieke voorbereiding coschap, organiseren van bijbehorende toetsmomenten.
  • Het uitvoeren van diverse andere organisatorische, logistieke en administratieve taken op onderwijsgebied.
  • Het beheer en afhandelen van e-mails uit onderwijspostbussen.
  • Het up-to-date houden en verbeteren van (onderwijs)handleidingen en informatie op de teamsite.

Profiel

Je bent sterk in persoonlijke contacten, energiek en toont veel eigen initiatief. Kortom: een organisatorisch talent met secretariële vaardigheden die beslissingen durft te nemen. Je werkt graag samen, maar kunt ook goed zelfstandig functioneren. Daarnaast deel je je kennis en sta je open voor ideeën van anderen. Je denkt mee over verbeterpunten en de optimalisatie van processen. Ook ben je oplossingsgericht en volhardend. Als management assistent weet je van aanpakken en kun je snel schakelen tussen verschillende activiteiten en op verschillende niveaus. Het bereiken van doelen en het nakomen van afspraken is belangrijk voor je. Je bent volhardend, stelt de juiste prioriteiten en je kunt van aanpak wisselen als dat nodig is. Je bent accuraat en stressbestendig.

Daarnaast heb je een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, je hebt vaardigheid met het MS Office pakket (Outlook, Word en Excel), online vergadertools en je maakt diverse ICT applicaties snel eigen. Je beschikt bij voorkeur over hbo werk- en denkniveau en hebt een opleiding genoten in de richting van management- en/of secretariële ondersteuning. Je hebt daarnaast minimaal twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie en het is fijn als je de nodige ervaring en affiniteit hebt met de gezondheidszorg.

Organisatie

Je maakt onderdeel uit van het stafsecretariaat. Dit team wordt gevormd door vijf management assistenten, een opleidingscoördinator en een onderwijscoördinator. De manager van het bedrijfsbureau is je leidinggevende. Functioneel werk je veel samen met stafleden, andere medewerkers van onze afdeling, en met artsen in hun onderwijsrol, bijvoorbeeld als docent of coördinator van een onderwijsmodule. Ook heb je afstemming met medewerkers van het planbureau voor plannings- en roostervraagstukken. Je fysieke werkplek is op de 7de etage van het nieuwe A-gebouw, waar ook stafleden en andere teams zijn gehuisvest.

Binnen de afdeling Interne Geneeskunde van het Radboudumc werken 250 professionals met hart en ziel om de kwaliteit van leven van mensen te verbeteren. De afdeling heeft zich gespecialiseerd in hoog-academische, derdelijns zorg en heeft een groot aantal internationaal erkende expertisecentra. De patiëntenzorg is georganiseerd binnen vijf secties: Endocrinologie, Vasculaire Geneeskunde, Diabetes, Infectieziekten en Acute geneeskunde. De afdeling levert een belangrijke bijdrage aan het bachelor- en master onderwijs van de faculteiten Geneeskunde, Biomedische Wetenschappen, Tandheelkunde en aan de grootste opleiding van het ziekenhuis, de arts-assistenten. De afdeling beschikt over een gerenommeerd onderzoekslaboratorium dat onderzoekers vanuit de hele wereld aantrekt om onderzoek te doen op het hoogste niveau.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Arbeidsvoorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:
  • Een bruto maandsalaris tussen € 2.932 en € 3.923 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). 
  • Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
  • 172 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. (Per 1 januari 2025 krijg je 176 vakantie-uren.) 
  • Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
  • Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
  • Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
    • Tijd sparen voor balansverlof. 
    • 40% korting op een sportabonnement van het Radboud Sportcentrum.
    • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
    • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
    • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
  • Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
    • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’;
    • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness;
    • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
  • Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
  • Trek je op het werk kleding van het Radboudumc aan? Dan ontvang je een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband). 
  • Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
  • Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
  • Per 1 oktober 2024: een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

Opmerkingen en contactinformatie

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan tot 17 juli met drs. Chantal Doedens-Korsten, manager Bedrijfsbureau Interne Geneeskunde, via 06 50 00 84 95. Na 17 juli kan je contact opnemen met Helen de Bruijn, management assistent via (024) 361 88 19. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.